Dialogbuchführung

Geschäftsvorgänge buchen

Freie Wahl des Buchungsmonats im ganzen Geschäftsjahr und Vorjahr, soweit dieses noch nicht abgeschlossen ist. Der Buchungsablauf wird über Buchungsschlüssel wie z.B. Kundenzahlung, Kundengutschrift, Lieferantenrechnung, usw. gesteuert.

Dabei werden die notwendigen Sach- bzw. Personenkonten automatisch im Soll- bzw. Haben gebucht. Dies ermöglicht auch dem unerfahrenem Bediener eine sichere Handhabung.

Die umfangreiche Unterstützung von Akonto- und Pauschalzahlungen sowie die Auffindung von Personenkonten durch eine komfortable "Matchcode-Suche" garantieren ein effektives Arbeiten.

Kontrollen und Eingabehilfen

Plausibilitätskontrollen auf mögliche Buchungsfehler erfolgen, bevor die Konten bebucht werden.
Anzeige von Kontrollsummen zur Abstimmung mit den Originalbelegen (Feststellung von Zahlenverdrehungen, Übersehen eines Buchungsbeleges).
Bestätigung der gewählten Kontonummer durch Anzeige der Kontobezeichnungen.
Anzeige der automatisch berechneten Umsatzsteuer oder des Skontobetrages. Der Betrag kann quittiert oder korrigiert werden.
Auf alle Stamm- und Buchungsdaten kann während des Buchens mittels "Info-Fenstern" Einsicht genommen werden.

Kontenplan

Konten anlegen

Speicherung allgemeiner Kontenstammdaten, des Anfangsbestandes und des vom Anwender erwarteten (geplanten) Aufwandes bzw. Ertrages im Jahr (Budgetierung).
Freie Vergabe der Kontonummer (Nummer oder Text), z.B. nach einem eigenen Branchenkontenplan oder nach DATEV. Freie Zuordnung einer Zeilen-Nr. zwecks Kontenverdichtung in zwei Bilanzen und zwei GuV (Gewinn- und Verlustrechnungen) .

Konten ändern

Anzeige des aktuellen Kontostandes. Die Änderung der Kontenstammdaten sowie die Erfassung von Anfangsbeständen ist zu jeder Zeit möglich. Löschung nur, wenn das Konto nicht bebucht ist.

Kontoentwicklung anzeigen / drucken

Anzeige der monatlichen Kontoentwicklung bis zum aktuellen Buchungsmonat im Geschäftsjahr. Die Kontoentwicklung kann auch über Knopfdruck grafisch in einem Säulendiagramm dargestellt und wie bei allen anderen Auswertungen sofort ausgedruckt werden. Die Kontoentwicklung wird mit diesem Hilfsmittel noch transparenter. Die Grafikfunktion steht für Sachkonten, Personenkonten und Kostenstellen zur Verfügung.

Offene-Posten Verwaltung

Mit Buchung der Zahlung werden die entsprechenden Rechnungsbelege automatisch (wahlweise nicht automatisch) ausgeglichen. Ein flexibles Mahnwesen ermöglicht jederzeit den Druck der offenstehenden Belege, ausgewählt nach Belegdatum, Skonto- oder Fälligkeitsdatum.

Mahnwesen

Verspätete Zahlungen der Rechnungen bedeuten Zinsverlust und fehlende Liquidität. Für eine zuverlässige Verfolgung der offenen Posten sorgt ein komplettes Mahnwesen mit folgenden Möglichkeiten:

• Mahnstufen festlegen
  Bis zu fünf verschiedene Fälligkeiten können eingerichtet werden. Wenn ein Kundenbeleg sie überschreitet, erhält er automatisch eine entsprechende Mahnstufe, damit die Mahnliste oder die Mahnbriefe genau die Belege berücksichtigen, die angemahnt werden sollen.
• Mahntext festlegen
  Für jede Mahnstufe kann ein passender Text, ob freundlich oder verschärft, festgelegt werden, der in dem Mahnbrief verwendet wird.
• Mahnbriefe erstellen
  Auflistung aller überfälligen Kundenbelege. Die Mahnungen werden in Briefform erstellt. Erstellung eines Kontoauszuges mit den überfälligen Belegen, versandfertig mit Anschrift und Mahntext.

Neben den programmierten automatischen Mahnabläufen hat der Anwender immer die manuelle Eingriffsmöglichkeit auf den OP-Beleg, indem er sich jeden OP-Beleg auf den Bildschirm holen und Mahnkennzeichen, Zahlungsart, Fälligkeitsdatum und Ausgleichsbetrag manuell verändern kann.

Konto (Belege) anzeigen / drucken

Anzeige eines Kontos mit allen Buchungsbelegen für einen frei wählbaren Auswertungszeitraum im Geschäftsjahr. Dabei ist es unerheblich, ob bereits ein Monatsabschluss erfolgt ist oder nicht. Alle Buchungsdaten bleiben voll erhalten und können jederzeit ausgegeben werden.

Summen- und Saldenliste anzeigen/drucken

Anzeige einzelner oder aller Sachkonten bzw. Personenkonten mit den Kontobewegungen und dem Kontostand eines frei wählbaren Auswertungszeitraumes im Geschäftsjahr. Dies ist z.B. geeignet für eine schnelle Information nur über die Bankkonten, über die Erfolgskonten oder über Kunden-/Lieferantenkonten. Die Personenkonten können nach Konto-Nr., nach Firmennamen oder nach Umsatz (Hitliste) sortiert werden.

Plan-Ist Vergleich anzeigen / drucken

Anzeige der gebuchten Kontenwerte im Vergleich zu den Werten, die als geplant vorgegeben sind, z.B. geplante Umsatzerlöse, geplante Kosten. Auch auf Kostenstellenebene kann ein Soll-/Istvergleich durchgeführt werden.

Vorjahresvergleich anzeigen / drucken

Auswertung der Kontenentwicklung von beliebigen Vorjahren zum laufenden Geschäftsjahr. Auch diese Auswertung steht für Sachkonten und Personenkonten zur Verfügung.

Umsatzstatistik erstellen

Anzeige von Kontenbewegungen in DM und in %-Werten, bezogen auf den Gesamtumsatz. Sie können bestimmen, welche Konten und welcher Zeitraum für die jeweilige Betrachtung berücksichtigt werden sollen. Interessant ist z.B. die Anzeige des prozentualen Anteils einzelner Umsatzkonten am Gesamtumsatz. Es können auch die Kostenkonten gewählt werden, um z.B. zu verdeutlichen, wie viel Prozent die einzelnen Kosten vom Bruttoerlös verzehren.

Kostenstellen anzeigen / drucken

Mit der optionalen Erfassung von Kostenstellen während des Buchens kann der Anwender seine Kosten und Erlöse zusätzlich nach Kostenstellen verdichten. Kostenstellen zeigen auf, wo Kosten und Erlöse angefallen sind. Die Sachkonten zeigen auf, welche Kosten und Erlöse angefallen sind. Kostenstellen können z.B. Abteilungen, Werkstätten, Verkaufsgebiete, Baustellen, Aufträge, Immobilien oder Fahrzeuge sein.

Kostenumlage

Diese Programmfunktion erlaubt die vollautomatische Verrechnung von direkt gebuchten Allgemeinkosten auf Kostenstellen. Welche Kostenstellen davon betroffen sind und wie hoch die Umlage je Kostenstelle sein soll, legt der Anwender einmal in einer Stammdatei fest.

Abschlußübersicht anzeigen / drucken

Die Abschlußübersicht listet alle Sachkonten auf mit der Kontobewegung des gewählten Auswertungsmonats, der aufgelaufenen Kontosumme und dem Saldo. Am Ende des Geschäftsjahres ist dies z.B. als Vorlage für den Steuerberater geeignet.

Liste zur Umsatzsteueranmeldung

Monatlich oder quartalsweise besteht die Möglichkeit eine USt-Voranmeldung auszugeben. Die hierfür benötigten Umsatzzahlen und daraus resultierenden Steuerbeträge kann man sich sofort anlisten und drucken lassen. Der Berechnungszeitraum ist frei wählbar. Die berechnete Mehrwertsteuer wird automatisch mit der tatsächlich gebuchten Mehrwertsteuer verglichen (MwSt-Verprobung). Die Vorsteuer wird dabei automatisch in Abzug gebracht.

Bilanz, GuV anzeigen / drucken

In der Bilanz und der GuV werden die Konten nach einer frei zu vergebenden Zeilenzuordung verdichtet und angezeigt. Es sind auf diese Art vier verschiedene Berichte möglich (Bilanz-1, Bilanz-2, GuV-1, GuV-2).

Bilanz, GuV Berichtszusammensetzung

In den o.g. Bilanz- und GuV-Übersichten erfolgt eine mitunter erhebliche Verdichtung des Kontenplans. Die Berichtszusammensetzung zeigt nun, welche einzelnen Sachkonten in welche Berichtssumme zusammengefasst wurden.

Bilanz, GuV Jahresübersicht

In den Jahresübersichten bleibt nichts dem Auge des Betrachters verborgen. Hierbei handelt es sich um Bilanz- und GuV-Darstellungen, in denen wahlweise alle oder auch nur ausgewählte Monate eines Geschäftsjahres auf einem Ausdruck nebeneinander aufgelistet werden.

Monatsabschluss

Hierbei handelt es sich um den Abschluss eines Buchungsmonates oder einer längeren Buchungsperiode. Eine abgeschlossene Periode kann nicht mehr bebucht werden. Mit diesem Abschluss wird automatisch das Buchungsmaterial des abgeschlossenen Zeitraumes für eine schnelle Auflistung aller bebuchten Kontenblätter und Übersichten bereitgestellt. Durch einen Monatsabschluss gehen keinerlei Informationen verloren. In der ipro FIBU dient der Monatsabschluss in erster Linie zur Vermeidung von unbeabsichtigtem Buchen in zurückliegenden Buchungsperioden. Eine Verdichtung der Buchungsbelege kann wahlweise beim Kontendruck gewählt werden.

Neues Geschäftsjahr eröffnen

Vor Abschluss des bisher laufenden Geschäftsjahres kann bereits ein neues Geschäftsjahr eröffnet und bebucht werden. Alle Buchungsbelege und Daten des bisherigen Geschäftsjahres bleiben vollständig als Vorjahresdaten für sämtliche Auswertungen verfügbar. Die aufgelaufenen Salden werden automatisch als Anfangsbestände des neuen Geschäftsjahres vorgetragen. Der automatische Saldenvortrag kann wiederholt werden, wenn weitere Nachbuchungen im Vorjahr vorgetragen werden müssen. Es kann ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr eingerichtet werden, z.B. von Oktober 1998 bis September 1999.

Belege anzeigen / drucken

Jeder Buchungsbeleg kann wieder am Bildschirm angezeigt werden, wobei zu einer gezielten Anzeige bestimmter Buchungsbelege Suchmerkmale, wie Konto-Nr., Kontenklasse, Personenkonten-Nr., Kostenstelle oder Buchungszeitraum angegeben werden können. Dies ist besonders wichtig bei Rückfragen, Prüfungen und schnellen Detailauskünften.

Liquiditätsbetrachtung

Welche Zahlungen insgesamt werden zu einem bestimmten Termin erwartet bzw. welche Zahlungen sind selbst zu leisten? Welche Beträge sind überfällig? Diese und andere Fragen lassen sich per Knopfdruck am Bildschirm sofort beantworten. Bis zu neun verschiedene Gesamtbetrachtungen lassen sich auf einer Bildschirmmaske zusammenstellen, z.B. nach einem kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Aspekt.

Automatischer Zahlungsverkehr

Alle Lieferanten- und Kundenrechnungen, die bis zu einem bei der Buchung erfassten Fälligkeits- oder Skontodatum fällig sind, werden kennzeichenabhängig unter wahlweiser Berücksichtigung von Skonto vorgeschlagen. Diese Zahlungsvorschläge können dann mit einem Wartungsprogramm geändert bzw. gelöscht werden. Aus dem nun endgültigen Zahlungsvorschlag können wahlweise Überweisungs- bzw. Lastschriftenformulare und die zugehörigen Sammelüberweisungs- bzw. Sammeleinzugslisten gedruckt werden. Alternativ können auch Schecks gedruckt oder aber der gesamte Zahlungsverkehr per Data-Clearing-Verfahren (Diskettenaustausch mit der Hausbank) durchgeführt werden.

Integration

ipro ist ein voll integriertes System, das dem Benutzer die Möglichkeit schafft, den Rechnungsausgang aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung/Faktura und den Rechnungseingang aus dem Bereich des Bestellwesens automatisch, ohne Mehrarbeit, zu übernehmen. Die dazugehörenden Personenkonten werden automatisch angelegt, wenn ein Kunde bzw. Lieferant im Warenwirtschaftssystem neu angelegt wird.

ipro FIBU ermöglicht auch die automatische Verbuchung externer Belege, aus Fremdprogrammen wie z.B. einem Lohnprogramm, sofern die Daten im dBASE- oder ASCII-Format zur Verfügung stehen.

Option Fremdwährungskonten

Alternativ kann auch eine erweiterte Version der Finanzbuchhaltung eingesetzt werden, die in der Lage ist Konten auch in fremden Währungen zu führen, beispielsweise ein Bankkonto in US$.

Zusatzmodule der FiBu

DCV Data Clearing Verfahren

DataClearing-Modul für den Datenträgeraustausch im beleglosen Zahlungsverkehr mit Banken und Sparkassen.

BWA Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Frei definierbare betriebswirtschaftliche Auswertung und Bilanzkennzahlenberechnung.

DAB Daueraufträge

Hinterlegung aller wiederkehrenden Buchungsvorgänge mit ihren Beträgen und den zeitlichen Intervallen. Daraus werden die einzelnen Buchungen generiert.