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Warenwirtschaftssystem (Dos)
Die modular aufgebaute Produktlinie ipro ist konsequent für den Einsatz im Mehrbenutzerbetrieb konzipiert. Es deckt alle Bereiche eines modernen Unternehmens umfassend ab. ipro ist ein Waren- und Materialwirtschaftssystem, das auf einem durchgängigen und permanent verfügbaren Lagerwesen basiert. ipro ist modular aufgebaut, d.h. es besteht aus dem Lagerwesen als Basis sowie aus weiteren Bausteinen für die einzelnen Fachbereiche. Eine nachträgliche Erweiterung des Systems ist zu jedem Zeitpunkt möglich. Der modulare Aufbau ermöglicht größtmögliche Flexibilität, die Verfügbarkeit der Artikel und Baugruppen wird kontinuierlich überwacht und ist zu jedem Zeitpunkt abrufbar. ipro ist branchenunabhängig konzipiert. Durch die Kombination unterschiedlicher Module entsteht unter Berücksichtigung spezieller Bedürfnisse eine Branchenlösung für unterschiedliche Branchen z.B. Spielwaren Handel, Produktion, Metallhandel,... . ipro unterstützt insbesondere die Anbindung von Niederlassungen und Filialen. ipro ist mehrplatzfähig und gewährleistet Ihnen somit den Zugriff aus allen Fachbereichen auf einen gemeinsamen Datenbestand. Aktuelle Informationen über das betriebliche Geschehen und die Unternehmenssituation stehen Ihnen per Sofortabruf ständig zur Verfügung. Um den vielfältigen Anforderungen unterschiedlicher Unternehmensgrößen und -strukturen gerecht zu werden, ist ipro sehr flexibel und anpassungsfähig konzipiert. Der Einsatz zukunftsweisender Techniken der Programmerstellung ermöglicht die Anpassung an Ihre speziellen Belange, ohne den Standard bei Grund- und Zusatzmodulen zu verlassen. Masken und DatenbankenDie redundanzfreie Datenspeicherung auf der Basis von dBASE III Datenbanken ermöglicht eine optimale Ausnutzung der Plattenkapazität und maximale Effizienz. Kundenspezifische Anpassungen der Datenstrukturen und Masken sind mit Hilfe des Maskeneditors problemlos möglich. Durch die integrierten Dokumentations- und Protokollfunktionen kann man, trotz individueller Anpassungen, weiter ohne Verlust der durchgeführten Änderungen Standard-Updates einspielen. Integrierte Export-SchnittstellenMit dem Listengenerator können Sie Ihre individuell zusammengestellten Auswertungen im dBase III oder SDF/Word Format exportieren und dann mit Programmen wie Excel, Lotus 123 oder einer Textverarbeitung weiterverarbeiten. ListengeneratorEin integrierter Listengenerator ermöglicht ständige, individuelle Auskunft über den Inhalt der einzelnen Datenbanken. Feldauswahl, Datenselektion und Sortierung erfolgen bedienergeführt. Die Listen definieren Sie selbst. Die Ausgabe erfolgt wahlweise auf Drucker oder Bildschirm bzw. in einer Datei. BedienungDurch die Selektorsteuerung (Menütechnik) wird größtmöglicher Bedienungskomfort erreicht. Die Bedienerführung erfolgt durchgängig in Deutsch über Funktionstasten. In den Anzeige-, Änderungs- und Abfrageprogrammen ist sequentielles Blättern vorwärts und rückwärts möglich. Die Eingabefelder sind voll editierbar, d.h. es müssen nur die tatsächlichen Eingabefehler und nicht die ganze Eingabezeile berichtigt werden. Zwischen den Eingabefeldern einer Bildschirmmaske bewegt man sich mit den Cursortasten beliebig hin und her. Während der Verarbeitung sind alle verfügbaren Funktionen ständig am Bildschirm präsent. HyperstartMit dieser Systemfunktion rufen Sie aus nahezu jeder Situation und Stelle im Programm heraus praktisch jedes andere Programm auf. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, mitten aus der Erfassung eines Auftrages z.B. in das Vertriebssteuerungssystem zu springen oder das Ablage-Such-System-Verkauf oder den Auftragsbestand oder, oder .... aufzurufen und nach dessen Beendigung genau wieder an der Stelle zu "landen", von der aus gestartet wurde. Taschenrechner, Kalender, NotizblockDie integrierten Taschenrechner und Kalender erlauben die Ergebnisübernahme in das aktuelle Datenfeld. Mit dem Notizblock erfassen und verwalten Sie Ihre arbeitsplatzabhängigen Notizen. DruckwiederholungenAlle Formulare können unter dem Menüpunkt ´Druckwiederholung´ beliebig oft für einen erneuten Formulardruck aufgerufen werden. SuchfunktionenFeldsuche: Extrem schnelle Indexsuche nach festgelegten Feldern (beispielsweise Kunden nach Name, Ort, Ansprechpartner, etc.) Wortfetzensuche: Erlaubt die schnelle Suche nach einzelnen Wortfetzen in festgelegten Feldern. Suchen Sie beispielsweise einen Kunden mit Namen "Meier" und haben Sie Ihn nicht gefunden, so findet die Wortfetzensuche mit 'ier' den Kunden, obwohl dieser mit Maier falsch eingegeben wurde. Volltextsuche: Unabhängig davon, in welchem Feld der jeweiligen Datenbank sich der gesuchte Begriff oder Wortteil befindet, werden die gefundenen Sätze zur Auswahl aufgelistet. FormularsteuerungDurch die Formularsteuerung haben Sie jederzeit die Möglichkeit, statt einer Auftragsbestätigung eine Proformarechnung zu erstellen. Über die definierbaren Formularsätze können Sie für jeden Kunden festlegen, welche Formulare in welcher Anzahl bei den einzelnen Bearbeitungsschritten ausgedruckt werden sollen. In Verbindung mit dem Fremdsprachenmodul erhält dann automatisch Ihr Auslandskunde alle Papiere in seiner Landessprache. Ebenso können die besonderen Anforderungen von Großabnehmern erfüllt werden, ohne dass die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit manuelle Eingriffe vornehmen müssen. DatenauswahlDie integrierten Abfragemöglichkeiten für eine oder mehrere Datenbanken in den wichtigen Ausgabefunktionen ermöglichen die Erstellung und Abspeicherung individueller Datenselektionen unter Einbeziehung logischer Funktionen wie größer, kleiner, enthält etc.. Die selektierten Daten können zur Weiterverarbeitung (z.B. in Excel) in Dateien ausgegeben werden.
LagerverwaltungDas Hauptmodul von ipro ist die Lagerverwaltung. Dieses Modul ist die Grundlage einer jeden Installation, kann aber auch allein eingesetzt werden. Hier werden die Artikelstammdaten gepflegt und die Bewegungen aufgezeichnet. LagerbestandsführungUnter Berücksichtigung der Lagerbewegungen, Bestellungen und Vormerkungen werden alle Bestände geführt: Lagerbestand: Unter Lagerbestand ist der tatsächliche Bestand an Erzeugnissen, Baugruppen, Teilen und Rohstoffen zu verstehen, die sich am Lager befinden. Bestellbestand: Der Bestellbestand ist der Bestand an offenen Bestellungen, d.h. an zu erwartenden Lagerzugängen. Vormerkbestand: Unter Vormerkbestand sind die in einem bestimmten Zeitraum zu erwartenden Lagerabgänge für bestimmte Aufträge zu verstehen. Die Gesamtheit an Reservierungen und Bedarfsanmeldungen ergibt also den Vormerkbestand. Frei disponierbarer Bestand: Der frei disponierbare Bestand steht jederzeit im Lager für Eilaufträge und dgl. zur Verfügung, ohne bestehende Kundenaufträge zu gefährden. Ständige Auskunftsbereitschaft über
MehrlagerverwaltungBestände eines bestimmten Artikels können auf verschiedenen Lagerorten gleichzeitig verwaltet werden. Eine lagerortbezogene Inventur ist möglich, Lagerumbuchungen zwischen Lagerorten erfolgen ohne Umsatzfortschreibung. Die Disposition kann für jeden Lagerort getrennt durchgeführt werden. Zusätzlich können wichtige Merkmale wie Mindestbestand und Bestellmengen für jeden Lagerort einzeln verwaltet werden.
Verfügbarkeitskontrolle Die Verfügbarkeitskontrolle ist der eigentliche Überwachungsbaustein in der Lagerverwaltung. Ihre hauptsächliche Aufgabe besteht darin, die Lieferbereitschaft des Materials für den Kunden sicherzustellen. Der Lagerbestand wird mit allen Vormerkungen, resultierend aus Kundenaufträgen und allen Bestellungen, resultierend aus Lieferantenbestellungen, periodengenau verglichen und pro Kalenderwoche der frei disponierbare Bestand errechnet. Die Aufzeichnung hierfür geschieht im sogenannten Zeitraster. Die Verfügbarkeitsberechnung wird auch von den Modulen Auftragsabwicklung und Baugruppen/Fertigung durchgeführt.
Bestellrechnung und Disposition Stetige Lagerabgänge lassen den Lagerbestand der einzelnen Artikel schrumpfen. Würde nicht rechtzeitig und in ausreichendem Umfang bei den Lieferanten Ware bestellt werden, wäre die Lieferfähigkeit des Unternehmens gefährdet. Die Lagerverwaltung stellt dem Anwender hierfür die notwendigen Instrumente zur Verfügung: Die Verfügbarkeitskontrolle klärt ab, wann Ware bestellt werden muss. Die Bestellrechnung ermittelt, wie viel bestellt werden muss. Das Ergebnis erhält der Anwender auf der Dispoübersicht. Sie enthält kalenderwochengenau den Lagerbestand, alle Vormerkungen, Bestellungen und den frei disponierbaren Bestand. Abhängig vom frei disponierbaren Bestand wird ein Bestellvorschlag ermittelt. Die Dispoübersicht kann nach Bedarf mehrmals gedruckt werden. Sie enthält zu jedem Zeitpunkt die neuesten Vormerkungen und Bestellungen. Darüber hinaus kann die "Dispoliste" als kürzere Schnellübersicht ausgedruckt werden.
Lagerbewegungen Die Lagerbewegungen werden in sogenannten Bewegungsprotokollen über den Drucker ausgegeben. Diese Protokolle werden von den jeweiligen Buchungsprogrammen automatisch erstellt. Eine Rückverfolgung aller Bewegungen eines bestimmten Artikels ist somit möglich. Folgende Arten der Bestands- und Wertveränderungen am Lager sind möglich:
Artikelkonto Für jeden Artikel existiert ein Artikelkonto, auf dem jede Bewegungsart des Artikels festgehalten wird. Ausgewertet werden können z.B. Zugänge, Abgänge, Umbuchungen etc. Eine lückenlose Artikelhistorie bietet somit die Möglichkeit, genau zu analysieren, wo etwa Inventurdifferenzen aufgetreten sind oder von welchem Bearbeiter eine Artikelbestandsbuchung durchgeführt wurde. Inventur Folgende Inventurprogramme stehen dem Anwender zur Verfügung:
Artikelstamm abfragen Die Abfrageprogramme dienen zur Anzeige der in der Artikelstammdatei gespeicherten Daten auf dem Bildschirm. Die angezeigten Daten können nach verschiedenen Kriterien geordnet werden. Mengen: Es werden alle Daten angezeigt, die sich auf die mengenmäßige Darstellung der Artikel beziehen. Preise: Anzeige der preisbezogenen Daten. Disposition: Alle Daten, die für die Disposition benötigt werden, erscheinen am Bildschirm. Zeitraster: Wochengenaue Anzeige der geplanten Lagerzu- und abgänge sowie des frei disponierbaren Bestandes. Verkäufe: Kumuliert nach Kunden oder detailliert nach einzelnen Aufträgen. Offene Lieferungen: Es werden alle offenen Lieferungen mit dem Liefertermin angezeigt. Offene Bestellungen: Es werden alle offenen Bestellungen mit den geplanten Lieferterminen angezeigt. Einkäufe und Bezugsquellen: Anzeige der möglichen Bezugsquellen und der letzten Einkäufe für jeden Artikel.
Statistische Auswertungen Folgende statistische Auswertungen stehen dem Anwender zur Verfügung:
Stammdatenverwaltung
Änderungsprogramme Zur globalen Änderung der Artikelstammdaten stehen umfangreiche Funktionen zur Verfügung.
BAUGRUPPENVERWALTUNGEinzelne Artikel werden so zu Baugruppen zusammengefasst, dass diese End- bzw. Zwischenprodukte darstellen. Damit ist es möglich, sowohl Handels- als auch Fertigungsstücklisten zu erfassen. Auftragsbezogen sind Variantenbildungen möglich, ohne die Baugruppe verändern zu müssen. Die Varianten können bereits in der Baugruppe vordefiniert werden. Baugruppenverwaltung Verwaltung mehrstufiger Baugruppen mit optionalen Varianten. Zuordnung von Arbeitsplänen mit Arbeitsgängen und Zeitvorgaben für jede Baugruppe. Ausdruck von Stücklisten und Arbeitsplänen. Auftragsbezogene oder anonyme Fertigung Auftragsbezogene oder anonyme Baugruppenfertigung, Auftragsbezogene Baugruppenvarianten, automatische Bauteiledisposition, Fertigungsauftrag. Der Ausdruck der Bauteile ist auf sämtlichen Listen und Formularen möglich (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Kommissionierschein und Rechnung). Einplanung Die Einplanung der Fertigungsaufträge erfolgt entweder manuell für die anonyme Fertigung oder automatisch durch die Auftragserfassung. Fertigstellung buchen Bei der Fertigstellung wird die tatsächlich gefertigte Menge erfasst und auch festgelegt, ob eine evtl. vorhandene Restmenge nachgefertigt werden soll oder nicht. Teileverwendungsnachweis Der Teileverwendungsnachweis wird sowohl baugruppenbezogen als auch auftragsbezogen durchgeführt, da es eine auftragsbezogene Variantenfertigung gibt. Die auftragsbezogene Teileverwendung bezieht auch laufende Angebote und Bestellungen ein. Baugruppen disponieren Prüfung der Verfügbarkeit aller Bauteile einer Baugruppe für einem bestimmten Zeitpunkt. Endprodukte kalkulieren Kalkulation des Verkaufspreises für eine Baugruppe aus der Summe der Einkaufpreise und Herstellkosten plus der Handelsspanne. Seriennummern Die Seriennummernverwaltung wird sowohl für die gefertigten Endprodukte als auch für die Bauteile unterstützt.
Verlängerte WerkbankErweiterung der Baugruppenverwaltung um die Abwicklung von Fertigungsaufträgen der verlängerten Werkbank. Dabei handelt es sich z.B. um Montageaufträge, Heimarbeiten oder externe Fertigungen, bei denen Teile beigestellt werden und eine Bestandsüberwachung gewährleistet werden muss. Die Bestände und Auftragsmengen sind jederzeit sowohl für die Endprodukte als auch für die Einzelteile klar ersichtlich. Für die Montageaufträge können Kommissionierscheine und Lieferscheine erstellt werden, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und eine korrekte Waren-/Materialentnahme sicherstellen. Die Montagepreise können vorab festgelegt werden, bzw. werden selbstlernend vom System gespeichert. Zugangsbuchung der Endprodukte erfolgt über das Bestellwesen, Bereich "Waren-/Rechnungseingang". Die daraus resultierenden Abbuchungen der Einzelteile erfolgt automatisch vom jeweiligen Lagerort.
AUFTRAGSBEARBEITUNGAuftragserfassung Auftragskopf Der Auftragskopf enthält alle Daten, die für den Gesamtauftrag gelten, wie z.B. Zahlungsziel brutto, Zahlungsziel bei Skonto mit Skonto-Prozenten, Rabatt, abweichende Rechnungsanschrift und Lieferanschrift, Lieferbedingungen, Bestelltext, usw. Diese Daten werden aus dem Kundenstamm übernommen, allerdings mit der Möglichkeit der auftragsbezogenen Korrektur. Nach der Erfassung des Auftragskopfes können die Positionsdaten eingegeben werden. Auftragspositionen Die Erfassung beginnt mit der Eingabe der Artikelnummer oder der Auswahl derselben aus der Suchliste. Die Eingabe einer Fremdartikelnummer kann über das Modul Fremdwährungen realisiert werden. Nach der Eingabe der Auftragsmenge unter Berücksichtigung evtl. Verpackungseinheiten und der Lieferwoche wird vom Programm automatisch die Verfügbarkeit überprüft. Sollte für die gewählte Lieferwoche der frei disponierbare Bestand kleiner als die Auftragsmenge sein, wird für den Benutzer ein entsprechender Hinweis am Bildschirm ausgegeben. Über eine spezielle Funktion besteht nun die Möglichkeit, aus der Verarbeitung heraus das Zeitraster anzuzeigen, um eine andere Lieferwoche auszuwählen. Der aktuelle Verkaufspreis wird entsprechend dem Aufbau der Preisfindung vorgeschlagen. Hier besteht ebenfalls die Möglichkeit der Übersteuerung. Während der Auftragserfassung können gezielt Informationen aus dem Kunden- und Artikelstamm abgerufen. Aufträge warten Mit diesem Programm können Aufträge geändert, hinzugefügt oder gelöscht werden. Aufträge ändern: Es können Kopf- und/oder Positionsdaten geändert werden. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, einzelne Auftragspositionen einem bestehenden Auftrag hinzuzufügen. Aufträge löschen: Es können einzelne Auftragspositionen oder auch komplette Aufträge gelöscht werden. Kundensonderpreise Kundenabhängig können Sonderpreisstaffeln definiert werden, die in Abhängigkeit von einer Mengenstaffel für einen bestimmtem Zeitraum Gültigkeit behalten. Flexible Preisfindung Die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten zur Kundenpreisfindung mit Kunden-, Kundengruppen-, Warengruppenrabatten, Kundensonderpreisen, Preislisten mit Gültigkeitszeitraum, der Rabattsperre für einzelne Artikel ermöglichen Bearbeitung nahezu jeder Anforderung in diesem Bereich. Zu- und Abschläge Bei jeder Auftragsposition und für den gesamten Auftrag können Zu- und Abschläge berechnen. Zu- und Abschläge können prozentual, als Festbetrag oder in DM je Einheit (Stk, kg, Kolli, ...) festgelegt werden. Verkaufen Sie beispielsweise Edelmetalle, hinterlegen Sie bei dieser Warengruppe den Legierungszuschlag in DM je Nettogewicht. Auftragsabwicklung Bei der Auftragsabwicklung wird entschieden, ob für einen Auftrag neben der Rechnung noch eine Auftragsbestätigung und/oder ein Lieferschein gedruckt werden soll. Auftragsbestätigungen: Für einen bestehenden Auftrag wird die Auftragsbestätigung in der kundenspezifischen Anzahl gedruckt, wenn der Kunde diese erhalten soll. Eine Druckwiederholung ist solange möglich, bis der Auftrag gelöscht ist. Lieferung/Teillieferung: Die Lieferscheine können entweder einzeln oder mit dem Liefervorschlag
im Stapel verarbeitet werden. Dabei ist eine Überprüfung der Artikelverfügbarkeit
möglich, so dass nur Lieferungen vorgeschlagen werden, für die ein ausreichender Bestand
vorhanden ist. Rechnung: Die Fakturierung kann einzeln, durch Übernahme des Liefervorschlages, oder durch Erstellung eines Fakturiervorschlages im Stapel erfolgen. Dabei prüft das Programm, ob und in welchem Umfang eine Lieferung bereits erfolgt ist. Es kann dabei festgelegt werden, ob erfolgte Teillieferungen auch als Teilrechnung fakturiert werden sollen. Anschließend wird die Rechnung gedruckt. Gutschrift: Bei der Erstellung von Gutschriften kann zwischen ´Gutschrift mit Rücklieferung´ und ´Gutschrift ohne Rücklieferung´ gewählt werden. Dies gewährleistet eine jederzeit korrekte Lagerbestandsfortschreibung ohne zusätzlichen Mehraufwand durch Bestandskorrekturbuchungen. Sofortlieferung Aufträge, die sofort zur Auslieferung gelangen, können als ´Sofortlieferungen´ erfasst werden. Nach Abschluss der Erfassung wird ohne eine weitere Programmanwahl der Lieferschein gedruckt. Zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt kann hierfür dann die Fakturierung erfolgen. Sofortfaktura Diese funktionelle Version der Auftragserfassung ermöglicht Ihnen bei Barverkäufen eine sofortige Rechnungsstellung mit optionalem Lieferscheindruck. Storno Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, Rechnungen oder Gutschriften zu stornieren bzw. gutzuschreiben.
Auftragslisten drucken Um die Übersicht bei einer Vielzahl von offenen, komplett- bzw. teilgelieferten oder -fakturierten Aufträgen zu behalten, stehen zahlreiche aussagekräftige Auftragslisten- und Bildschirmabfrageprogramme zur Verfügung. Rechnungsausgangsbuch Im Rechnungsausgangsbuch stehen die Rechnungsdaten in komprimierter Form und dienen somit als Grundlage für eine Verbuchung in der Finanzbuchhaltung oder der separaten Offenen-Posten-Verwaltung. Nummernkreise Die Nummernkreise für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften können frei und voneinander unabhängig festgelegt werden. Darüber hinaus kann auch die Art der Belegnummernvergabe vom Benutzer selbst festgelegt werden. Zusatztexte/Langtexte Im Auftragskopf und in den einzelnen Auftragspositionen ist ein Textverarbeitungsmodul integriert, das dem Anwender erlaubt, variable Bestelltexte und artikelbeschreibende Texte in beliebiger Länge einzugeben. Die Texte erscheinen dann auf den Auftragsbestätigungen, den Lieferscheinen den Rechnungen. Sammelrechnungen Einzelrechnungen können auf Kundenwunsch zu Sammelrechnungen zusammengefasst werden. Abfragen Der Auftragsbestand kann nach verschiedenen Kriterien abgefragt werden:
Versandabwicklung Für Versender wie UPS, DPD, GP, POST usw. können die Zonen und Tariftabellen erfasst werden. Sonder- und Firmentarife können hierbei problemlos definiert werden. Im Zuge der Lieferscheinverarbeitung erfolgt die automatische Ermittlung der Paketanzahl und der jeweiligen Gewichte (inkl. Umkarton/Palette). Alternativ freie Eingabe dieser Werte ist möglich. Automatische Ermittlung der Tarife, die dann unter Berücksichtigung der jeweiligen 'Frachfrei-Grenze' dem Kunden in Rechnung gestellt werden (können). Druck der Paketaufkleber (neutral oder versenderspezifisch), sowie der Paket-Sammellisten mit Ausweisung aller abrechnungsrelevanten Daten. Druck von Speditionsfrachtbriefen und bei Bedarf auch Palettenaufklebern. Stammdaten-Wartung Neben den Verarbeitungsprogrammen sind die folgenden Stammdaten zu verwalten.
Pro Kunde können 9999 verschiedene Lieferanschriften gespeichert werden. Als globale Änderungsprogramme stehen zur Verfügung für:
Zusatzmodul KommissionierungDie Kommissionierung stellt eine optionale Verarbeitung zwischen der Auftragserfassung und der Lieferscheinerstellung dar. Kommissioniervorschlag erstellen Erstellt unter Berücksichtigung z.B. der Liefertouren, der Verfügbarkeit der Teile eines Auftrages einen wochengenauen oder tagesgenauen (Just-in-Time) Kommissioniervorschlag. Kommissioniervorschlag bearbeiten Die ermittelten Auftragspositionen können überarbeitet werden, damit z.B. die Ware von einem anderen Lagerort entnommen wird, um den Auftrag komplett ausliefern zu können. Vorschlagsbearbeitung Ausdruck der einzelnen lagerwegoptimierten Kommissionierscheine (interner Lieferschein) zur Versandkostenoptimierung nach Kunden sortiert bzw. der Fertigungspapiere bei auftragsbezogener Baugruppenfertigung. Kommissionierung verwenden Über die rücklaufenden Kommissionierscheine können dann die tatsächlich zur Auslieferung kommenden Aufträge (ggf. mit Mengen-/Gewichtskorrektur) zur Lieferscheinerstellung (Bestandsabbuchung) markiert und letztlich verarbeitet werden. Kommissionierung in Arbeit Nach dem Druck der Kommissionierscheine können diese in einen Pool übergeben werden. Die Auftragspositionen werden dann als "in Arbeit" befindlich gekennzeichnet. So können weitere Kommissioniervorschläge erstellt werden, ohne dass diese Positionen erneut vorgeschlagen werden. Alle Funktionen sind identisch mit der Vorschlagsbearbeitung.
AngebotswesenAngebotserstellung Die Angebote werden getrennt nach Interessenten und Kunden verwaltet. Erfasst werden zu einem Angebot die Angebotskopf- und die Angebotspositionsdaten, in der gleichen Art und Weise wie bei der Auftragserfassung im Auftragswesen beschrieben.
Angebotskopf Der Angebotskopf enthält alle Daten, die für das Gesamtangebot von Bedeutung sind, wie z.B. Zahlungsziel brutto, Zahlungsziel bei Skonto mit entsprechenden Skontoprozenten, eventuell gewährte Rabatte, Vertreterinformationen, Anschrift etc. Diese Daten werden aus dem Interessentenstamm übernommen, allerdings mit der Möglichkeit der Übersteuerung. Daten für die Zahlungsmodalitäten, Rabatte etc. werden auf dem Angebot nur angedruckt, sofern sie erfasst sind. Auf diese Weise kann der Aufbau des Angebotsformulars beliebig beeinflusst werden. Neben diesen Eingaben wird die Möglichkeit geboten, in einer Textverarbeitungsfunktion den gesamten verbalen Angebotseinleitungstext beliebig zu gestalten.
Angebotspositonen Die Angebotsposition enthält alle Daten über den angebotenen Artikel, wie Bezeichnung, Preis, angebotene Menge etc. Diese Daten werden aus dem Artikelstamm übernommen, allerdings mit der Möglichkeit der Übersteuerung. Neben diesen artikelabhängigen Eingaben wird in jeder Angebotsposition ebenfalls mit einer Textverarbeitungsfunktion die Möglichkeit geboten, die Produktbeschreibungen aus dem Artikelstamm beliebig zu verändern zu erweitern oder einfach zu übernehmen.
Angebote Drucken Die Angebote können über Einzelaufruf oder über Selektionskriterien gedruckt werden. Die auf dem Formular beschreibbaren Stellen können so eingegrenzt werden, dass auf jedes beliebige Geschäftspapier gedruckt werden kann. Interessent wird zum Kunden Übertragung aller Stammdaten und wahlweise der Angebote in den Kundenstamm. Angebot wird zum Auftrag Wird ein Angebot zum konkreten Auftrag, so können alle unter diesem Angebot gespeicherten Daten in den Auftragsstamm übernommen werden. Der Auftrag kann danach im Auftragswesen beliebig verändert, ergänzt, wieder gelöscht und als Auftragsbestätigung gedruckt werden. Projektverwaltung Verwaltung von übergreifenden und kundenbezogenen Projekten und Aktionen. In einem Projekt laufen dann alle Informationen über dazugehörige Angebote, Aufträge und Bestellungen mit den Vertriebsaktivitäten wie z.B. Unterlagenversand, Besuche, Berichte und Wiedervorlagen zusammen. Alle notwendigen Informationen stehen Ihnen auf Abruf zur Verfügung, so können Sie sich schnell einen aktuellen Überblick über das Projekt verschaffen. Durch die integrierte Wiedervorlage erhalten Sie Ihre Projekte tagesgenau auf Wiedervorlage mit dem aktuellen Anlass. Abfragen
Stammdaten-Wartung
BestellwesenDie Bestellverarbeitung wird im Dialog durchgeführt. Folgende Funktionen sind möglich: Anlegen einer Bestellung: Bestellungen können aus eigener Veranlassung, aufgrund der Dispositionsübersicht der Lagerverwaltung oder aus einem Bestellvorschlag heraus, angelegt werden. Die Bestellungen sind analog zu Aufträgen und Angeboten aufgebaut und bieten die gleichen Möglichkeiten zur Erfassung und Änderung. Eine Bestellung besteht immer aus dem Bestellkopf sowie den Bestellpositionen. Der Bestellkopf beinhaltet die artikelunabhängigen Informationen der Bestellung (Konditionen, Anlieferanschriften, etc.) Die Bestellpositionen enthalten alle artikelspezifischen Informationen:
Ändern einer Bestellung Es können bestehende Bestellungen sowohl im Kopf- als auch im
Positionsteil verändert werden. Löschen einer Bestellung Es kann eine Bestellung sowohl komplett gelöscht werden als auch nur
einzelne Bestellpositionen.
Selbstlernende Bestellstrukturerfassung Alle lieferantenspezifischen Artikelinformationen wie Einkaufspreis, Zusatztext, etc. können automatisch in die Bestellstruktur übergeben werden, so dass keine getrennte Erfassung der Daten erforderlich ist.
Drucken des Bestellformulars Mit diesem Programm lassen sich erfasste Bestellungen postgerecht auf Formulare drucken. Der Ausdruck kann sowohl einzeln als auch im Stapel erfolgen oder sofort per Computer-Fax versendet werden. Mahnwesen / Bestellerinnerung In diesem Programmbereich wird dem Benutzer die Möglichkeit gegeben, offene Bestellungen bei seinen Lieferanten anzumahnen. Die Auswahl erfolgt unter Vorgabe der aktuellen Kalenderwoche über:
Waren- und Rechnungseingang Nach Eingabe der Bestellnummer werden die zu dieser Bestellung erfassten Daten am Bildschirm eingeblendet. Sie können übernommen oder auch übersteuert werden. Über- und Unterlieferung sind jederzeit möglich. Wird der Warenzugang bestätigt, erfolgt automatisch eine Bestandszubuchung. Bestellstruktur warten Da mit diesem Instrument sehr gute Einkaufspreislisten und/oder Bezugsquellennachweise abrufbar sind und diese aktuell gehalten werden sollen, besteht die Möglichkeit, die Bestellstruktur auch ohne dazugehörige Bestellung zu erzeugen und zu warten. Die Daten der Bestellstruktur können bei der Bestellerfassung bei Bedarf automatisch in die jeweilige Bestellposition übernommen werden. Dies ist besonders nützlich wenn in der Strukturdatei lieferantenabhängige Artikelinformationen wie die Lieferanten-Artikel-Nr. oder andere nur diesen Lieferanten und Artikel betreffende Daten hinterlegt sind. Rechnungseingangsbuch Mit diesem Programm werden die bei der Rechnungserfassung erstellten Daten aufgelistet und zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung übergeben. Bestellisten drucken Um die Übersicht bei einer Vielzahl von offenen, komplett- bzw. teilgelieferten oder -bezahlten Bestellungen zu behalten, stehen umfangreiche Listendruck- und Bildschirmabfrageprogramme zur Verfügung. Auswertungen Neben den Abfrageprogrammen des Bestellbestandes bestehen Möglichkeiten der Auswertung nach unterschiedlichsten Kriterien. So wird z.B. automatisch beim Erfassen von Bestellungen ein Informationssystem aufgebaut. In dieser sog. ´Bestellstruktur´ werden alle für erneute Bestellungen relevanten Daten gespeichert. Wird nun ein bestimmter Artikel erneut benötigt, so kann vor bzw. während der Bestellerfassung auf diese Informationen zugegriffen werden. Im einzelnen sind folgende Werte abrufbar:
Zur weitergehenden Auswertung der Bestellstruktur stehen folgende Programme zur Verfügung:
sowie:
Abfragen Der Bestellbestand kann nach folgenden Kriterien abgefragt werden:
Abgeschlossene Bestellungen können nach:
am Bildschirm angezeigt werden. Dateiwartung
Zusatzmodul BundlingDieses optionale Modul für den Einkauf von gebundelten Produkten ermöglicht beim Warenzugang eine automatische Aufteilung in die Einzelteile, die dann dem Lager zugebucht werden. Voraussetzung dafür ist die Baugruppenverwaltung. Die so eingekauften Produkte können dann sowohl einzeln oder gebundelt verkauft werden.
Produktanalyse Einkauf Die Produktanalyse Einkauf zeigt auf, welche Lieferanten die einzelnen Artikel unter Berücksichtigung von
geliefert haben. Kundenanalyse Verkauf Die Kundenanalyse Verkauf zeigt auf, welche Produkte der einzelne Kunde unter Berücksichtigung von
gekauft hat. Lieferantenanalyse Einkauf Die Lieferantenanalyse Einkauf zeigt auf, welche Produkte der einzelne Lieferant unter Berücksichtigung von
geliefert hat Vertriebsauswertungen Zur Unterstützung und Kontrolle der Vertreter sind folgende Auswertungen, die über vielfältige Selektionsmöglichkeiten verfügen, abrufbar:
Grafiken In Form einer Blockgrafik werden Säulen auf einer Bildschirmseite dargestellt und mittels Druckfunktion auf dem Drucker ausgegeben . Zur Verfügung stehen:
Die Daten aller Geschäftsjahre, die der Anwender im Laufe seiner Buchhaltung eröffnet, werden auf der Festplatte gespeichert. Somit können Kontenblätter oder sonstige Auswertungen für alle Jahre bearbeitet werden. Aus Platzgründen ausgelagerte Daten vergangener Geschäftsjahre lassen sich zur Bearbeitung wieder einlesen.
FINANZBUCHHALTUNG
Geschäftsvorgänge buchen Freie Wahl des Buchungsmonats im ganzen Geschäftsjahr und Vorjahr, soweit dieses noch nicht abgeschlossen ist. Der Buchungsablauf wird über Buchungsschlüssel wie z.B. Kundenzahlung, Kundengutschrift, Lieferantenrechnung, usw. gesteuert.
Kontrollen und Eingabehilfen Plausibilitätskontrollen auf mögliche Buchungsfehler erfolgen, bevor die Konten bebucht werden. Anzeige von Kontrollsummen zur Abstimmung mit den Originalbelegen (Feststellung von Zahlenverdrehungen, Übersehen eines Buchungsbeleges). Bestätigung der gewählten Kontonummer durch Anzeige der Kontobezeichnungen. Anzeige der automatisch berechneten Umsatzsteuer oder des Skontobetrages. Der Betrag kann quittiert oder korrigiert werden. Auf alle Stamm- und Buchungsdaten kann während des Buchens mittels "Info-Fenstern" Einsicht genommen werden.
Kontenplan Konten anlegen Speicherung allgemeiner Kontenstammdaten, des Anfangsbestandes und des vom Anwender erwarteten (geplanten) Aufwandes bzw. Ertrages im Jahr (Budgetierung). Freie Vergabe der Kontonummer (Nummer oder Text), z.B. nach einem eigenen Branchenkontenplan oder nach DATEV. Freie Zuordnung einer Zeilen-Nr. zwecks Kontenverdichtung in zwei Bilanzen und zwei GuV (Gewinn- und Verlustrechnungen) . Konten ändern Anzeige des aktuellen Kontostandes. Die Änderung der Kontenstammdaten sowie die Erfassung von Anfangsbeständen ist zu jeder Zeit möglich. Löschung nur, wenn das Konto nicht bebucht ist.
Kontoentwicklung anzeigen / drucken Anzeige der monatlichen Kontoentwicklung bis zum aktuellen Buchungsmonat im Geschäftsjahr. Die Kontoentwicklung kann auch über Knopfdruck grafisch in einem Säulendiagramm dargestellt und wie bei allen anderen Auswertungen sofort ausgedruckt werden. Die Kontoentwicklung wird mit diesem Hilfsmittel noch transparenter. Die Grafikfunktion steht für Sachkonten, Personenkonten und Kostenstellen zur Verfügung. Offene-Posten Verwaltung Mit Buchung der Zahlung werden die entsprechenden Rechnungsbelege automatisch (wahlweise nicht automatisch) ausgeglichen. Ein flexibles Mahnwesen ermöglicht jederzeit den Druck der offenstehenden Belege, ausgewählt nach Belegdatum, Skonto- oder Fälligkeitsdatum.
Mahnwesen Verspätete Zahlungen der Rechnungen bedeuten Zinsverlust und fehlende Liquidität. Für eine zuverlässige Verfolgung der offenen Posten sorgt ein komplettes Mahnwesen mit folgenden Möglichkeiten: Mahnstufen festlegen Bis zu fünf verschiedene Fälligkeiten können eingerichtet werden. Wenn ein Kundenbeleg sie überschreitet, erhält er automatisch eine entsprechende Mahnstufe, damit die Mahnliste oder die Mahnbriefe genau die Belege berücksichtigen, die angemahnt werden sollen. Mahntext festlegen Für jede Mahnstufe kann ein passender Text, ob freundlich oder verschärft, festgelegt werden, der in dem Mahnbrief verwendet wird. Mahnbriefe erstellen Auflistung aller überfälligen Kundenbelege. Die Mahnungen werden in Briefform erstellt. Erstellung eines Kontoauszuges mit den überfälligen Belegen, versandfertig mit Anschrift und Mahntext. Neben den programmierten automatischen Mahnabläufen hat der Anwender immer die manuelle Eingriffsmöglichkeit auf den OP-Beleg, indem er sich jeden OP-Beleg auf den Bildschirm holen und Mahnkennzeichen, Zahlungsart, Fälligkeitsdatum und Ausgleichsbetrag manuell verändern kann. Konto (Belege) anzeigen / drucken Anzeige eines Kontos mit allen Buchungsbelegen für einen frei wählbaren Auswertungszeitraum im Geschäftsjahr. Dabei ist es unerheblich, ob bereits ein Monatsabschluss erfolgt ist oder nicht. Alle Buchungsdaten bleiben voll erhalten und können jederzeit ausgegeben werden. Summen- und Saldenliste anzeigen/drucken Anzeige einzelner oder aller Sachkonten bzw. Personenkonten mit den Kontobewegungen und dem Kontostand eines frei wählbaren Auswertungszeitraumes im Geschäftsjahr. Dies ist z.B. geeignet für eine schnelle Information nur über die Bankkonten, über die Erfolgskonten oder über Kunden-/Lieferantenkonten. Die Personenkonten können nach Konto-Nr., nach Firmennamen oder nach Umsatz (Hitliste) sortiert werden. Plan-Ist Vergleich anzeigen / drucken Anzeige der gebuchten Kontenwerte im Vergleich zu den Werten, die als geplant vorgegeben sind, z.B. geplante Umsatzerlöse, geplante Kosten. Auch auf Kostenstellenebene kann ein Soll-/Istvergleich durchgeführt werden. Vorjahresvergleich anzeigen / drucken Auswertung der Kontenentwicklung von beliebigen Vorjahren zum laufenden Geschäftsjahr. Auch diese Auswertung steht für Sachkonten und Personenkonten zur Verfügung. Umsatzstatistik erstellen Anzeige von Kontenbewegungen in DM und in %-Werten, bezogen auf den Gesamtumsatz. Sie können bestimmen, welche Konten und welcher Zeitraum für die jeweilige Betrachtung berücksichtigt werden sollen. Interessant ist z.B. die Anzeige des prozentualen Anteils einzelner Umsatzkonten am Gesamtumsatz. Es können auch die Kostenkonten gewählt werden, um z.B. zu verdeutlichen, wie viel Prozent die einzelnen Kosten vom Bruttoerlös verzehren. Kostenstellen anzeigen / drucken Mit der optionalen Erfassung von Kostenstellen während des Buchens kann der Anwender seine Kosten und Erlöse zusätzlich nach Kostenstellen verdichten. Kostenstellen zeigen auf, wo Kosten und Erlöse angefallen sind. Die Sachkonten zeigen auf, welche Kosten und Erlöse angefallen sind. Kostenstellen können z.B. Abteilungen, Werkstätten, Verkaufsgebiete, Baustellen, Aufträge, Immobilien oder Fahrzeuge sein. Kostenumlage Diese Programmfunktion erlaubt die vollautomatische Verrechnung von direkt gebuchten Allgemeinkosten auf Kostenstellen. Welche Kostenstellen davon betroffen sind und wie hoch die Umlage je Kostenstelle sein soll, legt der Anwender einmal in einer Stammdatei fest. Abschlußübersicht anzeigen / drucken Die Abschlußübersicht listet alle Sachkonten auf mit der Kontobewegung des gewählten Auswertungsmonats, der aufgelaufenen Kontosumme und dem Saldo. Am Ende des Geschäftsjahres ist dies z.B. als Vorlage für den Steuerberater geeignet. Liste zur Umsatzsteueranmeldung Monatlich oder quartalsweise besteht die Möglichkeit eine USt-Voranmeldung auszugeben. Die hierfür benötigten Umsatzzahlen und daraus resultierenden Steuerbeträge kann man sich sofort anlisten und drucken lassen. Der Berechnungszeitraum ist frei wählbar. Die berechnete Mehrwertsteuer wird automatisch mit der tatsächlich gebuchten Mehrwertsteuer verglichen (MwSt-Verprobung). Die Vorsteuer wird dabei automatisch in Abzug gebracht. Bilanz, GuV anzeigen / drucken In der Bilanz und der GuV werden die Konten nach einer frei zu vergebenden Zeilenzuordung verdichtet und angezeigt. Es sind auf diese Art vier verschiedene Berichte möglich (Bilanz-1, Bilanz-2, GuV-1, GuV-2). Bilanz, GuV Berichtszusammensetzung In den o.g. Bilanz- und GuV-Übersichten erfolgt eine mitunter erhebliche Verdichtung des Kontenplans. Die Berichtszusammensetzung zeigt nun, welche einzelnen Sachkonten in welche Berichtssumme zusammengefasst wurden. Bilanz, GuV Jahresübersicht In den Jahresübersichten bleibt nichts dem Auge des Betrachters verborgen. Hierbei handelt es sich um Bilanz- und GuV-Darstellungen, in denen wahlweise alle oder auch nur ausgewählte Monate eines Geschäftsjahres auf einem Ausdruck nebeneinander aufgelistet werden. Monatsabschluss Hierbei handelt es sich um den Abschluss eines Buchungsmonates oder einer längeren Buchungsperiode. Eine abgeschlossene Periode kann nicht mehr bebucht werden. Mit diesem Abschluss wird automatisch das Buchungsmaterial des abgeschlossenen Zeitraumes für eine schnelle Auflistung aller bebuchten Kontenblätter und Übersichten bereitgestellt. Durch einen Monatsabschluss gehen keinerlei Informationen verloren. In der ipro FIBU dient der Monatsabschluss in erster Linie zur Vermeidung von unbeabsichtigtem Buchen in zurückliegenden Buchungsperioden. Eine Verdichtung der Buchungsbelege kann wahlweise beim Kontendruck gewählt werden. Neues Geschäftsjahr eröffnen Vor Abschluss des bisher laufenden Geschäftsjahres kann bereits ein neues Geschäftsjahr eröffnet und bebucht werden. Alle Buchungsbelege und Daten des bisherigen Geschäftsjahres bleiben vollständig als Vorjahresdaten für sämtliche Auswertungen verfügbar. Die aufgelaufenen Salden werden automatisch als Anfangsbestände des neuen Geschäftsjahres vorgetragen. Der automatische Saldenvortrag kann wiederholt werden, wenn weitere Nachbuchungen im Vorjahr vorgetragen werden müssen. Es kann ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr eingerichtet werden, z.B. von Oktober 1995 bis September 1996. Belege anzeigen / drucken Jeder Buchungsbeleg kann wieder am Bildschirm angezeigt werden, wobei zu einer gezielten Anzeige bestimmter Buchungsbelege Suchmerkmale, wie Konto-Nr., Kontenklasse, Personenkonten-Nr., Kostenstelle oder Buchungszeitraum angegeben werden können. Dies ist besonders wichtig bei Rückfragen, Prüfungen und schnellen Detailauskünften. Liquiditätsbetrachtung Welche Zahlungen insgesamt werden zu einem bestimmten Termin erwartet bzw. welche Zahlungen sind selbst zu leisten? Welche Beträge sind überfällig? Diese und andere Fragen lassen sich per Knopfdruck am Bildschirm sofort beantworten. Bis zu neun verschiedene Gesamtbetrachtungen lassen sich auf einer Bildschirmmaske zusammenstellen, z.B. nach einem kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Aspekt. Automatischer Zahlungsverkehr Alle Lieferanten- und Kundenrechnungen, die bis zu einem bei der Buchung erfassten Fälligkeits- oder Skontodatum fällig sind, werden kennzeichenabhängig unter wahlweiser Berücksichtigung von Skonto vorgeschlagen. Diese Zahlungsvorschläge können dann mit einem Wartungsprogramm geändert bzw. gelöscht werden. Aus dem nun endgültigen Zahlungsvorschlag können wahlweise Überweisungs- bzw. Lastschriftenformulare und die zugehörigen Sammelüberweisungs- bzw. Sammeleinzugslisten gedruckt werden. Alternativ können auch Schecks gedruckt oder aber der gesamte Zahlungsverkehr per Data-Clearing-Verfahren (Diskettenaustausch mit der Hausbank) durchgeführt werden. Integration ipro ist ein voll integriertes System, das dem Benutzer die Möglichkeit schafft, den Rechnungsausgang aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung/Faktura und den Rechnungseingang aus dem Bereich des Bestellwesens automatisch, ohne Mehrarbeit, zu übernehmen. Die dazugehörenden Personenkonten werden automatisch angelegt, wenn ein Kunde bzw. Lieferant im Warenwirtschaftssystem neu angelegt wird.
ipro FIBU ermöglicht auch die automatische Verbuchung externer Belege, aus Fremdprogrammen wie z.B. einem Lohnprogramm, sofern die Daten im dBASE- oder ASCII-Format zur Verfügung stehen
Option FremdwährungskontenAlternativ kann auch eine erweiterte Version der Finanzbuchhaltung eingesetzt werden, die in der Lage ist Konten auch in fremden Währungen zu führen, beispielsweise ein Bankkonto in US$.
Zusatzmodule der FiBuDCV Data Clearing Verfahren DataClearing-Modul für den Datenträgeraustausch im beleglosen Zahlungsverkehr mit Banken und Sparkassen.
BWA Betriebswirtschaftliche Auswertungen Frei definierbare betriebswirtschaftliche Auswertung und Bilanzkennzahlenberechnung.
DAB Daueraufträge Hinterlegung aller wiederkehrenden Buchungsvorgänge mit ihren Beträgen und den zeitlichen Intervallen. Daraus werden die einzelnen Buchungen generiert.
KassenbuchMit dem Kassenbuch können Kassenbelege schnell und unkompliziert erfasst und verwaltet werden. Das Kassenbuch kann für mehrere Kassen geführt werden. Nach dem Tagesabschluss können die Belege an die ipro FIBU übergeben werden. Es besteht die Möglichkeit, die Konten über einen beliebigen Zeitraum auszuwerten und das Kassenjournal zu drucken.
TextverarbeitungAllgemeine Textfunktionen Die grundlegende Funktion des Programmes besteht darin, Textgruppen wie z.B. Anfragen, Rundschreiben, Schriftwechsel oder Verträge, die zur Speicherung von Texten dienen, anzulegen und den einzelnen Benutzern zuzuordnen sowie darüber hinaus den Zugriff auf Datenbanken (Mix-Dateien) zu ermöglichen und Textbausteine zu definieren bzw. einzugrenzen. Textbausteine Wiederkehrende Textteile mit allgemeingültigem Charakter werden einmalig erfasst und mit allen Formatierungen gespeichert. Diese Texte können über den Bausteinnamen ausgewählt und per Tastendruck in den aktuell bearbeiteten Text eingefügt werden. Textbausteine können einzeln erstellt und bearbeitet, oder einfach aus dem aktuellen Arbeitstext entnommen werden. Sie können einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zugeordnet werden. Textblockverwaltung Im Gegensatz zu den Bausteinen werden Textblöcke, jeder für sich, unter eigenem Namen gespeichert. Der Zugriff auf Blockdateien kann ebenfalls durch die Benutzerverwaltung geregelt werden. Integration / Datenbankzugriffe Selektion der Mix-Dateien Alle ipro-Dateien (z.B. Kunden, Lieferanten oder Interessenten) können für Serienbriefaktionen, Etiketten- oder Listendrucke nach verschiedenen Kriterien durchsucht, selektiert und sortiert werden. Ebenso ist der Zugriff auf alle dBase III-kompatiblen Datenbanken möglich. Serienbriefe Der für die Serienbriefaktion vorgesehene Standardtext wird einmal erstellt. Das Programm mischt automatisch den erstellten Musterbrief mit den selektierten Daten. Es besteht die Möglichkeit, auf alle Datenfelder von ipro zuzugreifen, d.h. nicht nur auf die reinen Anschriftenfelder, sondern auch auf die Umsatzfelder wie Jahresverkehrskennzahlen. Berechnungen Darüber hinaus kann im Serienbrief auch mit diesen Feldern gerechnet werden. Es stehen hierfür alle Grundrechenarten zur Verfügung. Die durch verschiedene Berechnungen anfallenden Ergebnisse lassen sich in praktisch unbegrenzt vielen Zwischenspeichern ablegen und/oder weiterberechnen bzw. ausdrucken. Formularfunktionen Im Serienbrieftext lassen sich auch Eingabestellen definieren. An diesen Stellen stoppt während des Ausdruckens das Programm. Der Anwender erhält die Möglichkeit, individuelle Eingaben zu erfassen, die dann beliebig weiterverarbeitet werden können, z.B. für eine Angebotserstellung mit der Textverarbeitung. Etikettendruck / Listendruck Mit besonderen Formatierungsvorgaben können Texte als Etiketten- oder Listendefinitionen erstellt werden. Etiketten können mehrbahnig definiert und gedruckt werden. Der Druck dieser ´besonderen´ Texte wird unter Berücksichtigung der Selektionskriterien durchgeführt. Auch die Formular- und Rechenfunktionen können in vollem Umfang genutzt werden. Der Anwender besitzt somit ein Instrument, mit dem gezielt, schnell und mit wenig Aufwand umfangreiche Serienbriefaktionen durchgeführt können. Auch die schnelle, individuelle ´Ausnahmerechnung´ kann problemlos erstellt werden.
AnlagenbuchhaltungDie ipro Anlagenbuchhaltung bietet eine zeit- und arbeitssparende Verwaltung des gesamten Anlagevermögens. Sie eignet sich für die Anlagenbuchführung in Betrieben aller Branchen und Größenordnungen, als Hilfsmittel zur schnellen Errechnung der Standard-Abschreibung und zur bequemen Erstellung von Anlagespiegeln. Alle steuerlichen AfA-Arten berechnet das Programm automatisch. Unterstützt wird dabei auch die Umstellungen der AfA-Art von degressiv auf linear. Außerplanmäßige Abschreibungen oder Sonderabschreibungen können mit speziellen Funktionen flexibel erfasst werden. Übersichtliche Inventarkarten und Inventarlisten, die nach allen wichtigen Merkmalen eines Anlagegutes selektiert und sortiert werden können, unterstützen den Anwender bei der Verwaltung und der Kontrolle des Anlagevermögens. Die Entwicklung der Anlagegüter lässt sich damit im Detail nachvollziehen. Durch die Möglichkeiten der vorläufigen AfA-Berechnung und den Ausdruck monatsbezogener AfA-Listen kann die laufende Buchführung mit den Werten der planmäßigen Abschreibung ergänzt werden. Routinearbeiten erledigen sich automatisch. Die wertmäßige Fortschreibung der Anlagekonten übernimmt die Anlagenbuchhaltung bis Restwert, Schrottwert oder Anhaltewert erreicht sind. Offene PostenverwaltungArbeitet ein Anwender ohne die integrierte Finanzbuchhaltung, so hat er trotzdem die Möglichkeit, Offene Posten zu bearbeiten, auszubuchen und auszudrucken.
SystemadministratorDie Passwortabsicherung erlaubt eine Einteilung der Benutzer in Berechtigungsgruppen nach Hierarchiestufen. Somit können Zugriffszonen zu den sensiblen Datenbeständen definiert und mit Passworteingabe abgesperrt werden. FremdwährungenKundenabhängig kann in Fremdwährung fakturiert werden. Der Tageskurs der Fremdwährungen wird individuell verwaltet. Auf der Auftragsbestätigung, der Rechnung und der Gutschrift wird der Betrag in der gewählten Fremdwährung ausgedruckt. Die Offenen Posten in der Finanzbuchhaltung entstehen in DM. Im Bestellwesen können die Fremdwährungen genauso eingesetzt werden. Verwaltung der Einkaufpreise, Verkaufspreise, Bestellungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften in bis zu 10 unterschiedlichen Fremdwährungen ist möglich. Die Kurse für Ankauf und Verkauf können getrennt erfasst werden. FremdsprachenEs können für Kunden, Lieferanten und Kundengruppen Sprachencodes hinterlegt werden. Für jeden Sprachencode können sämtliche Artikelbezeichnungen und Mengeneinheiten sowie ein unbegrenzt langer Beschreibungstext angelegt und verwaltet werden. Diese Texte werden dann automatisch beim Formulardruck für die Standardtexte ausgegeben. Damit können auch kunden- bzw. lieferantenspezifische Artikelnummern verwaltet werden. Wird dann bei der Eingabe diese Artikelnummer eingegeben, erfolgt automatisch eine Umsetzung in die eigene Artikelnummer. ChargenverwaltungChargenzugänge erfolgen automatisch bei der Wareneingangsbuchung im Bestellwesen. Hierbei besteht die Möglichkeit, automatisch Etiketten für die Artikel auszudrucken. Bereits bei der Auftragserfassung können die entsprechenden Chargenmengen reserviert werden. Sämtliche Chargenbewegungen werden lückenlos dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Eine Dokumentation entsprechend den Anforderungen aus der ISO 9000 ff. kann damit erstellt werden. SeriennummernDie Seriennummernverwaltung bietet eine lückenlose Auskunft über die Historie eines baugleichen Artikels, der sich aber von anderen Artikeln durch seine eindeutige Seriennummer unterscheidet. Bereits beim Wareneingang eines Seriennummernartikels müssen die einzelnen Seriennummern eingegeben werden. Bei der Auftragserfassung können bestimmte Seriennummern vorgemerkt werden (FIFO - Prinzip). Bei der Lieferung wird dann jeweils auf bestimmte Seriennummern zugegriffen, die auf dem Lieferschein und der Rechnung ausgedruckt werden. Die Seriennummernverwaltung bietet sich dann an, wenn hochwertige Artikel, wie z.B. Fernseher, HiFi-Geräte, Computer etc. verkauft werden, auf die eine Zeit lang Reparaturansprüche bestehen. Dies gilt auch für Artikel bzw. Produkte, bei denen eine reine Chargenverwaltung nicht ausreicht, um die Dokumentationspflichten zu erfüllen.
Chefübersicht (MIS)Die "Chefübersicht" oder Management Information System ermöglicht den laufenden Überblick über alle wichtigen Informationen wie:
Barcode KassenlösungDie Kassenlösung unterstützt beliebige Barcodes und die entsprechenden Lesegeräte wie Stifte und Pistolen. Vielfältige Möglichkeiten ergeben sich bei der Abwicklung der Zahlungen. Barzahlung, Scheck, Kreditkarten und gemischte Zahlungen sowie Fremdwährungen sind möglich. Die Warenbestandsführung erfolgt wahlweise mit sofortiger Bestandsveränderung oder per Datenträgeraustausch (Stapelverbuchung) zur zentralen EDV-Abteilung. Kassenabschluss mit UST-Ausweisung, aufgeschlüsselt nach Zahlungsarten. Optional können Kassenschublade und Bondrucker angesteuert werden.
ReportgeneratorDer Report- und Formulargenerator dient zur Erstellung eigener Auswertungen sowie zur Änderung von bestehenden Listen und Formularen. Unterstützt werden alle Standard-Schriftattribute wie z.B. fett, breit, kursiv, komprimiert, unterstrichen usw. und druckerspezifische Funktionen. Es können sämtliche Datenfelder, auch zusätzliche Individualfelder, für den Ausdruck festgelegt werden. Bis zu 99 Gruppen können z.B. für Zwischensummen usw. angelegt werden. Die Anzahl definierbarer Rechenfelder ist unbegrenzt.
DATEV SchnittstelleWill ein Anwender seine Buchhaltung über den Steuerberater mit der
DATEV erledigen lassen, so besteht die Möglichkeit, mit dieser Schnittstelle das
Rechnungsausgangs- und das Rechnungseingangsbuch nach den DATEV-Richtlinien zu erzeugen
und an die DATEV zu übergeben.
DATANORM-AusgabeAusgabe von Artikelkatalogen, Aktualisierungs- und Rabattdisketten im DATANORM-Format unter Berücksichtigung kundenspezifischer Sonderpreise und Sonderrabatte ist problemlos möglich.
DATANORM einlesenArtikelkataloge und Preisdisketten im DATANORM-Format können eingelesen werden, um die Anlage, Erweiterung, Aktualisierung und Preispflege des Artikelstammes zu reduzieren.
ASCDEF SchnittstelleAllgemeine Einlese-Schnittstelle mit Definitionsmodul für unterschiedliche (lieferantenspezifische) Dateien im ASCII- Festlängenformat (z.B.: Preislisten).
AGPZ "Grüner Punkt"Mit diesem Programm ist eine sichere und zuverlässige
Ermittlung der Daten für die Abrechnung "Grüner Punkt" gewährleistet.
Lohnbuchhaltung Anbindung der Soft-Research Lohnbuchhaltung an ipro. Stücklisten Import Übernahme von Stücklisten aus anderen Programmen z.B. CAD-Systemen.
Welche Netzwerke ? ipro unterstützt verschiedene Netzwerk-Produkte wie NOVELL NetWare und Windows-NT Server. Des weiteren sind im allgemeinen diejenigen lokalen Netzwerk-Produkte, die Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Dateien, also Dateisperrung (File-Lock) und Satzsperrung (Record-Lock) bieten und die so entwickelt sind, dass sie unter dem Betriebssystem PC- oder MS-DOS ab Version 3.3 arbeiten, mit ipro verträglich. Netzwerklizenzierung Bei der Netzwerklizenz handelt es sich in der Regel um eine unlimitierte Lizenz, d.h. unabhängig davon wie viele Mitarbeiter bzw. Arbeitsplätze in Zukunft in Ihrem Unternehmen mit ipro arbeiten, es werden keine weiter Lizenzgebühren fällig.
Filialen ipro unterstützt auch die Anbindung von Niederlassungen und Filialen über Telekommunikationsnetze (z.B. ISDN). Client/Server Im Netzwerk läuft auf dem Server zusätzlich zu NOVELL/WIN-NT noch ein Datenbankserver. Dieser ermöglicht die zentrale Verwaltung und Bereitstellung der Daten. Dadurch werden zwischen den Arbeitsplätzen und dem Server nur noch die angeforderten bzw. veränderten Daten ausgetauscht. Die Netzwerkbelastung sinkt und die Performance der Anwendung steigt dabei besonders, wenn viele Benutzer gleichzeitig auf die Daten zugreifen. Die Datensicherheit steigt, da Probleme in Netzwerk bzw. der Absturz eines Arbeitsplatzes keine Indexschäden zur Folge haben kann. ipro unterstützt optional die Client/Server-Technologie in Netzwerken mit NOVELL ab 3.xx sowie Windows NT 4.xx
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