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ipro
für Windows - Inventur 2007 Neuerungen (ab Version 6.3n / 19.11.07)
Neuerungen (ab Version 6.2j / 18.12.06)
Die zur Inventur notwendigen
Programme befinden sich Menü Lager->Inventur
Bei Anwahl des Menüpunktes INVENTUR
erhalten Sie nachfolgendes Fenster, sämtliche Schritte der Inventur werden von
hier aus gestartet.
Die Reihenfolge der Arbeitsschritte ist durch die Nummerierung der Programme im Fenster bereits vorgegeben. Um eine korrekte Inventur zu erhalten ist die Einhaltung dieser vorgegebenen Reihenfolge erforderlich! Anfangs ist das Fenster i.d.R. leer.
Es
wird über den Button 1.) NEUE INVENTUR
Zu Beginn einer neuen Inventur wird deren Umfang festgelegt, d.h. welche Artikel inventarisiert werden sollen, da z.B. eine Teilinventur oder Inventur über einzelne Lager möglich ist.
Die Artikel werden nach Artikelnummer, Warengruppe, Artikel-Code oder Lagernummer selektiert. Mit der neuen Option "Artikel ohne Bestand, nur mit Bewegung ..." kann der Umfang der Zählliste deutlich reduziert werden, ohne gleich die Option 'Nur Artikel mit Bestand' verwenden zu müssen. Als Datum empfiehlt sich das Datum der letzten Inventur. Hierbei werden Artikel mit Bestand immer selektiert, von allen Artikeln die z.Zt. einen EDV-0-Bestand haben, aber nur jene, welche sich nach dem 'ab Datum' bewegt haben. Von/Bis Artikel wird automatisch mit der kleinsten bzw. größten vorhanden Artikel-Nr. vorbelegt. Die Ideale Einstellung aller Werte ist in der obigen Bildschirmmaske eingestellt. Das Datum 01.01.2006 sollte entsprechend das Datum ihrer letzen Inventur sein, da am 01. Januar vermutlich keine Lagerbewegungen stattfanden ist das bei Inventur 31.12. aber genau so gut. Mit der Option 'Zählmengen mit aktuellem Lagerbestand vorbelegen' wird entschieden, ob die Inventurzählmenge bereits mit dem aktuellen Lagerbestand vorbelegt werden soll, dadurch müssen nur bei abweichenden Beständen die Zählmengen erfasst werden. Ebenfalls besteht durch diese Option die Möglichkeit eine vorangegangene Inventur (oder Teilinventuren) komplett erneut aufzurufen und nur noch für falsch erfasste oder vergessene Artikel die Bestände nach zu erfassen. In diesem Fall muss vor dem Verbuchen die Option "Bewertung additiv" (s.u.) gewählt werden, damit die Teilinventur zu einer vorhandenen Bewertung hinzugefügt wird. Hinweis: Mit Klick auf Starten werden die Daten selektiert und die Fertigstellung gemeldet:
Nach diesem Programmlauf ist das Fenster Inventur mit den Artikeln gefüllt, die Sie für die Inventur ausgewählt haben.
2.) Listen
Sie können jetzt Zähllisten für die ausgewählten Artikel ausdrucken. Zähllisten für einzelne Warengruppen oder von-Artikel bis-Artikel usw. können auch über das Menü Auswertungen è Artikellisten, Listentyp „Inventur-Zählliste“ erstellt werden. Die Excel-Übergabe beinhaltet jeweils die kompletten Daten und kann somit wahlweise als Zählliste, Differenzenauswertung oder für die vorläufige Inventurbewertung verwendet werden. Mit der Option
Jederzeit können während bzw. nach Erfassung der Zählmengen folgende Listen gedruckt werden:
ACHTUNG: Beginn der Inventuraufnahme Mit Beginn des
Zählens dürfen, bis zur Verbuchung der Inventurbestände, keine Lagerbewegungen
mehr stattfinden, da es sonst zu Inventurdifferenzen
kommen würde. Die bei der Inventuraufnahme ermittelten Lagerbestände werden in die Inventur-Zählliste eingetragen und im Fenster Inventur im Feld INVENTUR-MENGE durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zahl erfasst. Aufeinanderfolgende Eingaben können bequem über die Pfeil-nach-unten-Taste vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich um eine sog. Stapelerfassung, d.h. es erfolgt noch keine Verbuchung als EDV-Bestand. Die angezeigte Differenzmenge dient nur zur Information. Bei Artikeln mit Seriennummern müssen Sie zu der erfassten Zählmenge
auch entsprechend viele Seriennummern eingeben. Das Erfassungsfenster dazu kommt
automatisch nach der Eingabe der Zählmenge oder über den Button S/N-Korrektur. HINWEIS: Nachdem die Zählmengen aller ausgewählten Artikel und Lager
erfasst und nach dem Druck der Liste 'Erfasste Mengen' auf Vollständigkeit überprüft
wurde, sollte jetzt eine DATENSICHERUNG erstellt werden. Der Grund hierfür
liegt an der Tatsache, dass die nunmehr abschließende Verbuchung der
Inventurbestände nicht mehr einfach rückgängig gemacht werden kann. Auch ist
eine nachträgliche Änderung oder Ergänzung der Inventur, je nach Art der
Buchung, nicht ohne weiteres möglich! Durch das Vorhandensein einer
Datensicherung besteht jedoch die Möglichkeit, ggf. an diesem Punkt nochmals
aufzusetzen, die Zählmengen zu verändern und die Inventur erneut verbuchen zu
lassen. Inventurmengenerfassung Erfassung einer +/- Buchungsmenge oder der absoluten Zählmenge (ab IPRO-Version 6.3n 19.09.07). In der Spalte „+/-Erf.Menge“ können nun Buchungsmengen erfasst werden, auf die Zählmenge addiert bzw., bei negativem Vorzeichen, davon subtrahiert werden. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen mit identischen Zähllisten die Zählung erfassen (z.B. Handlager Fertigung usw.) Nach einer Erfassung wird die Zählmenge farblich hervorgehoben, dadurch ist leichter zu erkennen, dass man selbst einen Wert erfasst hat. Wird das Erfassungsprogramm verlassen und später erneut aufgerufen, sind die Erfassten Mengen und die Zählmengen unverändert vorhanden, die farbliche Hervorhebung ist dann aber weg, bis wieder neue Buchungsmengen erfasst werden. Selbstverständlich kann auch, wie vorher, nur die Spalte absolute Zählmenge erfasst werden.
Hinweise: 1.) Die Spalte Erf.Menge kann ggf. ausgeblendet sein, sie kann mit Header-Rechtsklick eingeblendet werden. 2.) Die Spalte Erf.Menge muss mit 2xReturn oder Pfeil-NachUnten bestätigt werden. Durch TAB-Taste erfolgt der Sprung in die Spalte Zählmenge, die Rechenoperation wird aber erst beim Verlassen der Eingabefolge ausgeführt. Wenn die Zählmengenerfassung innerhalb von IPRO unbefriedigend sein sollte, z.B. weil die Erfassung in einer anderen Reihenfolge durchgeführt werden soll, oder z.B. mit einem Scanner, so beachten Sie bitte die neuen Möglichkeiten des Inventurmengenimports wie nachfolgend beschrieben.
Inventurmengenimport aus Excel-Datei (ab IPRO-Version 6.3n 19.09.07) Die Excel-Ausgabe der Zähldaten kann nun als Import wieder eingelesen werden
Die erfassten Zählmengen in den Exceldatei(en) die als Ausgabe erzeugbar sind, können nun mit der neuen Option „Einlesen aus Excel-Datei“ wieder eingelesen werden:
Mit Option ‚Mengen addieren’ werden die Zählmengen in der Exceldatei auf evtl. bereits vorhandenen Zählmengen in IPRO aufaddiert. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen mit identischen Zähllisten die Zählung erfassen (z.B. Handlager Fertigung usw.) Beim Import aus Excel-Datei werden die aktuellen Zähldaten auf jeden Fall um die Import-Daten erweitert (Duplikate entstehen hierbei nicht). Vorhandene Daten/Zählmengen werden je nach Schalterstellung „Mengen addieren“ aufaddiert oder absolut eingesetzt. Wichtig: aus der Exceldatei wird grundsätzlich nur die Spalte „+/- Erf.Menge“ übernommen. Bei Bedarf kann natürlich die Spalte „Zählmenge“ im Excel-Arbeitblatt auf die Spalte „Erf.Menge“ kopiert werden.
3.) Abschließen der Inventur
Die Auflistung der Artikel im Fenster Inventur die Sie bisher bearbeitet haben, wird nun verarbeitet, d.h. die Inventurmengen werden als Lagerbestand verbucht. Alle Artikel mit Inventurbestand werden in der Inventurbewertungsdatei gespeichert und können über den Button 'Bewertungsdaten' angezeigt werden. Beim Verbuchen der Inventur werden die erfassten Zählmengen als 'Echt'-Bestand in den Artikelstamm und ggf. in den Lagerortstamm übernommen. Dabei wird die Bestandsdifferenz errechnet und jeweils als Inventurdifferenz im Feld 'Inventurdifferenz' gespeichert. Im Artikelstamm wird zusätzlich das Inventurdatum abgespeichert. Im Artikelkonto wird für jeden Artikel, bei dem eine Inventurdifferenz errechnet wurde, ein Buchungssatz angelegt. Der Buchungsschlüssel ist IN bzw. I0 bei Artikeln mit Inventurbestand Null. Die Belegmenge ist die Inventurdifferenz. Automatisches Backup
Mit dem Verbuchen der Inventur werden automatisch Kopien der Inventurdateien angelegt. Diese werden mit Tagesdatum und den Millisekunden (1/100) seit Mitternacht versehen und gespeichert. Inventurzähldatei: LAGINV.DBF
wird gespeichert z.B. als: LagInv_Sav_20061217_4469512.DBF
4.) Inventurbewertung Es besteht nun die Möglichkeit, die Inventurbewertungsliste auszudrucken oder nach Excel zu übergeben.
Die Inventurbewertungsdaten bleiben bis zur Verbuchung der nächsten Inventur erhalten. Initial wurde der Inventurbewertungspreis mit dem durchschnittlichen EK-Preis lt. Artikelstamm vorbelegt. Diese Bewertung kann aber, wie im folgenden Beschrieben, geändert werden. In der Maske Bewertungsdaten haben Sie die Möglichkeit, einzelne Datensätze zu verändern und den Inventurdaten zu korrigieren.
Der Inventurbewertungspreis kann
wahlweise manuell oder pauschal geändert werden.
Beim Einspielen der o.g. EK- und
Bewertungspreise ist wichtig zu wissen, dass 0,00 Preise nicht übernommen
werden. Somit ist es möglich, z.B. im Artikelstamm Vorgaben im
Inventurbewertungspreise nur für bestimmte Artikel zu hinterlegen und diese hier
einzuspeilen. Bsp: 1. Lauf=DEKP, 2. Lauf=günstigster EK(12-Monate), 3. Lauf=Art.Stamm-Inv.Bew.Preis.
Darum sollte bei einer Neubewertung mit Anschließend kann die Bewertungsliste erneut gedruckt oder nach Excel ausgegeben werden.
Hiermit können die letztlich zur endgültigen Bewertung verwendeten Bewertungspreise, in den Artikelstamm zurück gespeichert werden um diese dann für spätere Vergleiche oder die nächste Inventurbewertung zu sichern. Hinweis: |
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mit den zu inventarisierenden Artikeln gefüllt ...
kann die Bildschirmsortierung und
Excelausgabe aufsteigend nach Warengruppe+Artikel-Nummer sortiert werden.
begonnen werden, damit am Ende zu sehen ist, wo noch Bewertungspreise fehlen. 
